高效能行政人員 24 June 2004

　　市場學大師彼德．杜魯克（Peter Drucker）在二十年前寫過一本書，叫作《高效能行政人員》（The Effective Executive）。他認為，行政人員的表現，是以他能否把「正確的事情做好」（Get the things done）來衡量的。一般而言，這牽涉，做一些其他人忽視了的事情以及避免做一些生產力甚低甚至沒有生產力的事情。簡而言之，高效能的行政人員必須能兼顧全局，把公司的成本效益提高，作出正確而能達到目的的決定。他必須學識廣博、富想像力以及聰慧，並把工作習慣培養成可以達到最佳結果。
　　杜魯克指出，要成為高效能的行政人員，必須具備五種能力：
　　一、時間管理的能力：不少行政人員常埋怨時間不足，不能在特定的時間內完成工作。其實，他們並沒有在工作開始前好好地計劃，不懂利用公司內部與外部的資源；有些，甚至把工作由開始至結束每一步驟都一手包辦；有些，在臨「死線」前才知道某些元素缺漏了。有些則十分簡單，生活的惰性使他們沒有時間觀念；這些都是作為高效能行政人員的大忌。
　　二、選擇自己可作出的貢獻：任何行政人員均應清楚了解自己的強項和弱點。一個喜歡在前線工作，與人溝通的人，絕不會喜歡作為後援的人員，相反亦然。一個欠缺美術創意的人，也想不出怎樣的宣傳方案，可以有效達到目標。記住，沒有人是樣樣皆能的。
　　三、知道怎樣組織並把強處流動化至最佳效果：這牽涉有效的資源運用，明白工作者的優劣，生產資源的局限，才能達至最高的成本效益。
　　四、建立工作先後次序：明顯地，不少行政人員會選擇「易做的先做」或「難做的先做」。卻忽視了「應做的先做」這個原則。企業的效率和盈利能力，有時就是因為先後次序未能正確分配而導致大大被削弱。
　　五、綜合以上的個人能力、作出有效的決定。
　　以上所說，可能是老生常談，但偏偏卻是普遍行政人員未能做得好，又或是未能成為企業內位高權重的一分子的原因。
　　筆者有不少大學同學，有些已是上市公司主席兼行政總裁，有些也已是總經理或董事級人馬。但有些卻還是中層行政人員，甚至是營銷前線人員。其實，就正是以上五種能力的差異。你必須要從今天起建立好工作習慣，並持之以恆地實施，才能最終成為真正的「高效能行政人員」。