立刻回覆電話電郵 April 2004

成功的行政人員有一個共通的特點，就是能夠堅守信諾，而且他們都是從小事做起。

筆者的一位舊老闆，約了開會時間從不遲到，就是因事要把會議延遲，也必預先通知。絕不會浪費下屬的時間。他說好了甚麼時候會給你打電話，到時也必然會致電給你。這樣的老闆，不但是一個好榜樣，亦可提高公司的運作效率。

另一位傳媒老闆，亦有一個令人驚訝的好習慣，就是你發電郵給他，他會每一封都閱讀，而且一定會在很短的時間內回覆。你絕想不到這個老闆，身份地位與你雖然懸殊，但從不輕視任何一位朋友、下屬，甚至是讀者的電郵，有這樣的誠意，難怪他能如此成功。

筆者於是向他們效法，務求能於短時間內回覆所有電郵和所有電話。可是，筆者的不少商業上的「拍檔」，卻沒有這樣的「好習慣」。

比如說，為了工作需要，筆者經常要給廣告公司的媒介部策劃人員或購買人員發電郵，或查詢一下他們負責的客戶未來的宣傳計劃。可是，這些電郵，不少卻如泥牛入海般，不知所蹤，連簡單的回覆也欠奉。試問，這是專業的操守嗎？這是有誠意的合作關係嗎？

當然，不少客戶，尤其是較高級的決策人員，從來也不會吝嗇一些簡單的回覆。其中較令筆者印象深刻的，包括負責數碼港住宅營銷工作的顏金施小姐。她的回郵不但有誠意，而且絕不敷衍。又比如Maxus廣告公司的行政總裁林少玲小姐，不但回電郵迅速，而且一定會把事情交代清楚。

筆者第一份工的老闆﹝恩師﹞，即現時負責九龍倉中國地產業務的梁錦祥先生，曾經有這樣的教導：「你要視每一位跟你通訊的人為顧客，並以他們為服務對象。這樣，你不但會贏得朋友，而且會贏得聲譽，最終得益的必然是自己。」

恩師就是那些每天一定會把IN TRAY清理後才下班的人，他絕不會把工作延誤，影響公司的效率。這種好習慣，絕對值得學習！